Formation Make : automatiser vos workflows d’applications sans programmer (No-code)

Depuis 2020, l’écosystème NoCode s’impose comme une panel d’outils incontournables pour démultiplier votre productivité. En interconnectant visuellement des briques préprogrammées, créer sites, applications et automatisations est désormais à portée de clics, y compris pour celles et ceux que le code rebute ou intimide. Ces outils sont matures, puissants et accessibles. Cependant, comment bien les sélectionner (on en dénombre des centaines…) ? Comment les utiliser correctement, les relier efficacement, de manière à créer des automatisations structurées, fiables et sécurisées ? Quelles sont les meilleures pratiques, enfin, pour documenter vos projets NoCode afin de les rendre évolutifs et ouverts à la collaboration ?

Cette formation vous permettra de démystifier le “NoCode” par un apprentissage concret et progressif de Make. Extrêmement puissant, ce véritable couteau-suisse NoCode vous permet d’interconnecter >1700 apps (Google Sheets, Google Drive, Calendly, Airtable, OpenAI, Notion, Slack, Hubspot, Calendly, Hubspot, …), d’exploiter toute API et même d’en créer.

Vous apprendez les bases techniques de l’outil à travers de nombreux cas pratiques et un exercice Fil Rouge afin de devenir autonome sur Make. Vous pourrez automatiser, contrôler et optimiser vos routines habituelles, ainsi que des tâches impliquant vos collaborateurs et partenaires.

Objectif opérationnel : 

Savoir construire des automatisations Make robustes et sécurisées en tirant parti de toute la puissance de cet outil NoCode.

Objectifs pédagogiques :

À l'issue de cette formation Make, vous aurez acquis les connaissances et compétences nécessaires pour :

• Se familiariser avec les types et structures de données (types usuels, JSON, bundles) ;
• Exploiter les fonctionnalités avancées pour transformer données (textes, dates, tableaux) et fichiers
• Savoir sélectionner les déclencheurs appropriés, qu’ils soient programmés ou déclenchés à la demande (via webhooks) ;
• Appréhender les caractéristiques des actions (instantanées, ACID, …) ;
• Construire des scénarios correctement structurés, linéaires ou comportant des branches conditionnelles ;
• Sécuriser ses scénarios grâce à la mise en place de gestion d’erreur ;
• Documenter ses scénarios pour une maintenance aisée ;
• Connaître la tarification de Make et adopter les bonnes pratiques pour optimiser les coûts (nombre d’“opérations”) ;
• Diagnostiquer et corriger les dysfonctionnements potentiels (types d’erreurs, consultation des exécutions passées) ;
• Configurer et administrer ses scénarios, en ajustant les rôles et permissions ainsi que les arrêts automatiques selon des certains prédéfinis.

Public :

Ce cours Make s'adresse en particulier aux product managers, product owners confirmés, managers équipe métier (marketing, studio, sales, RH, …), product designer, chefs de projets, à tous les “ops” et à toute personne souhaitant découvrir le fonctionnement des automatisations, sans avoir à maîtriser les rudiments de la programmation.

Cette formation pourra intéresser quiconque est en charge d’opérations et désireux d’accroître l’efficacité de leur traitement. Elle apportera un recul technique qui sera bénéfique à la gestion quotidienne de ses projets, en faisant découvrir les nombreuses possibilités de Make avec ses >1700 apps (connecteurs) incluant les outils traditionnels (Google Sheets, Google Drive, Calendly, Airtable, OpenAI, Notion, Slack, Hubspot, Calendly, Hubspot, …)

Prérequis :

Les participants à cette formation Make n’ont pas besoin de connaître de langage de programmation ni d’être informaticiens mais doivent être habitués à l’outil informatique au quotidien (tableur, messagerie, etc.). La formation explique les concepts techniques clefs sur lesquels s’appuient la philosophie de Make qui au final propose simplement de relier des briques hétérogènes (Chat GPT, API, Tableur, Mail, Drive, CRM, etc.) par des connecteurs et des formats de messages (JSON par exemple). Vous pourrez donc découvrir ces éléments durant la formation.

Les variables, structures de données et opérateurs intégrés à Make sont présentés durant la formation et demandent juste un esprit logique. Nous verrons par exemple comment récupérer une liste de mails, de dates, de libellés d’articles, etc. sous forme de tableaux, comment les filtrer selon des critères définis par nous-mêmes (plus petit que …, plus grand que …plus vieux que …) ou par ChatGPT qui peut faire office de « filtre intelligent » automatisé.

Introduction aux outils NoCode

Données simples et données structurées

Découverte de Make et concepts de base pour les automatisations : déclencheurs, actions, filtres, routeurs

Itérateurs et aggrégateurs sur Make (Flow control)

Opérateurs intégrés à Make pour manipuler efficacement les données

Gestion d’exception

Webhooks

Les bonnes pratiques

Cette formation Make propose un exercice Fil rouge qui permet d’explorer les fonctionnalités essentielles de l'outil. Il est centré sur la gestion de mails avec des fichiers attachés et inclut un recours à l’IA pour des opérations impliquant l’analyse de textes ou leur rédaction.

Ces mécanismes peuvent être adaptés à une panoplie d’autres cas d’usage, comportant d’autres objets de traitement que les mails.

Gestion automatisée de mails entrants :

1. Catégorisation basique de mails : en fonction de mots-clés spécifiques, des tags personnalisés sont attribués pour identifier leurs natures (“Facture”, “Candidature”, “Technique”, “Support”, etc.).
2. Filtrage et stockage centralisé des pièces jointes : certaines pièces jointes (CV, factures, etc.) sont alors retenues. Elles sont renommées de manière uniforme ([date][nom][type].pdf) et placées sur un Drive dans des dossiers dédiés (”CV”, “Factures”, etc.).
3. Conversion automatique : les fichiers .doc et .docx sont transformés en PDF lors de leur enregistrement sur le Drive.

Alertes automatisées :

1. Renvoi de mail des candidatures au service RH : Les mails de candidature sont automatiquement renvoyées au service RH avec une mention spécifique (”Cet e-mail vous est forwardé automatiquement : “)
2. Notification Slack des dysfonctionnements à la cellule qualité : en cas de signalement de dysfonctionnement en production, une notification est automatiquement envoyée à la cellule qualité via Slack pour déclencher une alerte qualité.

Analyse des contenus à l'aide d'une IA :

1. Catégorisation avancée des e-mails : Les e-mails sont catégorisés de manière avancée à l'aide d'une IA pour une classification plus précise.
2. Analyse de sentiment : un score d'analyse de sentiment est calculé pour chaque e-mail (négatif, neutre, positif) ainsi qu’un tag "urgent" selon la criticité qu’il comporte. Ceci permet de s’orienter au mieux dans leurs traitements ultérieurs (on choisit la bonne route du workflow).
3. Évaluation des candidatures : un score de pertinence est calculé par une IA, relativement à une annonce décrivant le poste convoité. À partir d’une lecture du CV en PDF (OCR), une IA génère une note, un résumé des 3 points forts et des 3 points faibles.
4. Alimentation automatique d'une feuille Google : les informations sont automatiquement reportées dans une feuille Google pour un suivi et une gestion plus efficaces.

Génération de réponses en attente d’envoi (modération par un humain) :

1. Proposition de réponse mail par une IA : Une proposition de réponse mail est proposé par une IA, selon les critères de classifications précédemment établis et selon un style rédactionnel voulu (entraînement à l’écriture de prompt). Ces propositions de réponses, en attente de modération, sont directement disponibles dans la boîte mail, dossier “Brouillon”.