Formation Microsoft 365 avancé : Teams, SharePoint et OneDrive pour contributeurs
Approfondir Teams, SharePoint et OneDrive pour les contributeurs, référents et propriétaires d'espaces collaboratifs
- Durée
- 3 jours
- Niveau
- Intermédiaire
- Modalités
- Distanciel
Description de la formation Microsoft 365 avancé
Qu'est-ce que Microsoft 365 avancé ?
Microsoft 365 réunit Teams, SharePoint Online et OneDrive autour d'un même socle de stockage et de partage. Une fois les premiers usages acquis, la difficulté change de nature : elle ne porte plus sur les fonctionnalités mais sur l'organisation des espaces, la cohérence du classement, la gestion des droits et la durée de vie des documents. Les personnes qui portent cette responsabilité au quotidien, contributeurs, référents et propriétaires d'espaces, ont besoin d'un niveau de maîtrise supérieur à celui d'un utilisateur, sans pour autant relever de l'administration du tenant.
Pourquoi suivre une formation Microsoft 365 avancé ?
Dans la plupart des organisations, les espaces collaboratifs se dégradent faute de règles partagées : arborescences profondes, doublons entre OneDrive et SharePoint, partages accordés puis oubliés, canaux Teams créés sans propriétaire identifié. Cette formation donne aux personnes qui animent ces espaces les moyens de structurer, de documenter et de faire respecter des conventions de classement et de partage. Elle s'appuie sur des mises en situation directement transposables aux espaces réels des participants.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de cette formation Microsoft 365 avancé : Teams, SharePoint et OneDrive pour contributeurs, vous aurez acquis les connaissances nécessaires pour :
- Concevoir une bibliothèque documentaire SharePoint exploitable dans le temps, en s'appuyant sur les métadonnées plutôt que sur l'arborescence
- Construire des affichages et des règles de recherche qui rendent l'information retrouvable par tous
- Attribuer et auditer les droits d'accès et les liens de partage d'un espace SharePoint ou Teams
- Distinguer les usages respectifs de OneDrive, de SharePoint et de Teams et positionner correctement chaque document
- Structurer une équipe Teams et ses canaux en cohérence avec l'organisation réelle des services
- Piloter la coédition et le cycle de vie des documents, du travail en cours à l'archivage
- Assumer le rôle de propriétaire d'espace : conventions de nommage, cycle de revue, accompagnement des utilisateurs
Objectifs opérationnels
Savoir structurer, gouverner et faire vivre un espace collaboratif Microsoft 365 en tant que contributeur ou propriétaire d'espace.
Programme
Contenu du cours, module par module
9 modules
- Limites des arborescences de dossiers profondes et effets sur la recherche
- Types de contenu, colonnes et modèles de bibliothèque
- Choix entre plusieurs bibliothèques et une bibliothèque unique structurée
- Conventions de nommage des documents et des espaces
- Versioning, corbeille et récupération d'une version antérieure
Travaux pratiques
Objectif :Concevoir de bout en bout une bibliothèque documentaire structurée par métadonnées et en vérifier la robustesse.
Description :Chaque participant part d'un jeu de documents volontairement mal classés, avec doublons et noms incohérents, et reconstruit une bibliothèque cible. Il définit les colonnes utiles, applique une convention de nommage et reclasse les documents. Combien de niveaux de dossiers subsistent une fois le classement porté par les métadonnées ? Le formateur fait ensuite permuter les postes pour que chacun cherche un document précis dans la bibliothèque d'un autre participant. La validation des acquis repose sur ce test croisé : une bibliothèque est réussie lorsqu'un tiers y retrouve seul l'information en moins d'une minute.
Description :Chaque participant part d'un jeu de documents volontairement mal classés, avec doublons et noms incohérents, et reconstruit une bibliothèque cible. Il définit les colonnes utiles, applique une convention de nommage et reclasse les documents. Combien de niveaux de dossiers subsistent une fois le classement porté par les métadonnées ? Le formateur fait ensuite permuter les postes pour que chacun cherche un document précis dans la bibliothèque d'un autre participant. La validation des acquis repose sur ce test croisé : une bibliothèque est réussie lorsqu'un tiers y retrouve seul l'information en moins d'une minute.
- Colonnes de site et réutilisation des métadonnées entre bibliothèques
- Affichages filtrés, regroupés et triés selon les usages métier
- Affichages personnels et affichages partagés à l'échelle de l'équipe
- Recherche SharePoint : périmètre, filtres, requêtes utiles au quotidien
- Alertes et suivi des modifications sur un document ou une bibliothèque
Travaux pratiques
Objectif :Produire une série d'affichages répondant à des besoins métier explicites et mesurer le gain sur la recherche.
Description :À partir de trois demandes formulées comme le ferait un service, par exemple retrouver tous les marchés en cours par exercice budgétaire, les participants construisent les affichages correspondants. Ils comparent ensuite le nombre de clics nécessaires avant et après. Un affichage partagé remplace-t-il vraiment le besoin de créer un dossier dédié ? Chaque participant documente ses affichages dans une fiche courte destinée aux utilisateurs de son espace. La validation s'appuie sur la capacité à justifier chaque affichage par un usage réel identifié.
Description :À partir de trois demandes formulées comme le ferait un service, par exemple retrouver tous les marchés en cours par exercice budgétaire, les participants construisent les affichages correspondants. Ils comparent ensuite le nombre de clics nécessaires avant et après. Un affichage partagé remplace-t-il vraiment le besoin de créer un dossier dédié ? Chaque participant documente ses affichages dans une fiche courte destinée aux utilisateurs de son espace. La validation s'appuie sur la capacité à justifier chaque affichage par un usage réel identifié.
- Groupes SharePoint, niveaux d'autorisation et héritage des permissions
- Rupture d'héritage : quand elle est utile et pourquoi elle coûte cher
- Liens de partage internes, externes et à durée limitée
- Audit des accès accordés à un espace et retrait des partages obsolètes
- Cas des documents sensibles et signalement des situations à risque
Travaux pratiques
Objectif :Diagnostiquer une situation de droits dégradée et la remettre en conformité avec une règle simple et documentée.
Description :Les participants reçoivent un espace préparé dont les permissions ont été modifiées de façon désordonnée, avec plusieurs ruptures d'héritage et des partages externes oubliés. Ils dressent l'inventaire des accès réels, identifient les écarts et rétablissent une structure lisible. Quels partages peut-on supprimer sans risquer de bloquer un utilisateur légitime ? Chacun rédige ensuite la règle de partage qu'il appliquera dans son propre espace. La validation porte sur la cohérence entre l'état final des droits et la règle énoncée.
Description :Les participants reçoivent un espace préparé dont les permissions ont été modifiées de façon désordonnée, avec plusieurs ruptures d'héritage et des partages externes oubliés. Ils dressent l'inventaire des accès réels, identifient les écarts et rétablissent une structure lisible. Quels partages peut-on supprimer sans risquer de bloquer un utilisateur légitime ? Chacun rédige ensuite la règle de partage qu'il appliquera dans son propre espace. La validation porte sur la cohérence entre l'état final des droits et la règle énoncée.
- Frontière entre document personnel, document de service et document partagé
- Synchronisation sélective, fichiers à la demande et gestion de l'espace disque
- Résolution des conflits de synchronisation et des fichiers bloqués
- Déplacement d'un document de OneDrive vers SharePoint sans casser les liens
- Départ d'un agent : que devient le contenu de son OneDrive
Travaux pratiques
Objectif :Trier un OneDrive encombré et migrer vers SharePoint les documents qui relèvent du collectif.
Description :Chaque participant travaille sur un OneDrive de démonstration mêlant notes personnelles, documents de service et fichiers partagés avec des collègues. Il applique une grille de tri en trois catégories, puis migre la catégorie collective vers la bibliothèque construite au jour 1. Que se passe-t-il pour les personnes qui avaient un lien vers un document déplacé ? Le formateur provoque volontairement un conflit de synchronisation que chacun doit résoudre. La validation repose sur un OneDrive final ne contenant plus que des documents réellement personnels.
Description :Chaque participant travaille sur un OneDrive de démonstration mêlant notes personnelles, documents de service et fichiers partagés avec des collègues. Il applique une grille de tri en trois catégories, puis migre la catégorie collective vers la bibliothèque construite au jour 1. Que se passe-t-il pour les personnes qui avaient un lien vers un document déplacé ? Le formateur provoque volontairement un conflit de synchronisation que chacun doit résoudre. La validation repose sur un OneDrive final ne contenant plus que des documents réellement personnels.
- Équipe, canal standard, canal privé et canal partagé : ce que chacun implique
- Lien entre un canal Teams et la bibliothèque SharePoint sous-jacente
- Onglets, applications épinglées et accès direct aux documents de référence
- Rôles de propriétaire et de membre, invités externes
- Signes d'une structure d'équipes à revoir et scénarios de réorganisation
Travaux pratiques
Objectif :Traduire l'organisation réelle d'un service en une structure d'équipes et de canaux tenable.
Description :Les participants partent d'un organigramme de service fourni et proposent une structure Teams complète, en justifiant chaque canal. Ils la mettent en place, puis vérifient dans SharePoint ce que leur choix a produit côté bibliothèque. Faut-il un canal privé ou une équipe distincte lorsque seuls trois agents sont concernés ? Les propositions sont confrontées en groupe et chacun ajuste la sienne. La validation s'appuie sur la justification de chaque canal par un usage identifié plutôt que par un découpage hiérarchique automatique.
Description :Les participants partent d'un organigramme de service fourni et proposent une structure Teams complète, en justifiant chaque canal. Ils la mettent en place, puis vérifient dans SharePoint ce que leur choix a produit côté bibliothèque. Faut-il un canal privé ou une équipe distincte lorsque seuls trois agents sont concernés ? Les propositions sont confrontées en groupe et chacun ajuste la sienne. La validation s'appuie sur la justification de chaque canal par un usage identifié plutôt que par un découpage hiérarchique automatique.
- Coédition simultanée dans Teams : conditions, limites et bonnes pratiques
- Commentaires, suivi des modifications et validation d'un document
- Statuts de document : travail en cours, à valider, diffusable, archivé
- Modèles de document et point d'entrée unique pour les documents de référence
- Archivage d'une équipe ou d'un canal en fin de projet
Travaux pratiques
Objectif :Mener un document de la rédaction à la diffusion à plusieurs mains, en traçant chaque étape.
Description :Par groupes de trois, les participants rédigent simultanément un même document dans un canal Teams, avec des rôles distincts de rédacteur, de relecteur et de valideur. Ils utilisent les commentaires et les versions pour matérialiser le circuit de validation. Comment distinguer, six mois plus tard, la version diffusée des brouillons qui l'ont précédée ? Le groupe termine en archivant le canal et en vérifiant que le document validé reste accessible. La validation porte sur la traçabilité du circuit reconstituée depuis l'historique.
Description :Par groupes de trois, les participants rédigent simultanément un même document dans un canal Teams, avec des rôles distincts de rédacteur, de relecteur et de valideur. Ils utilisent les commentaires et les versions pour matérialiser le circuit de validation. Comment distinguer, six mois plus tard, la version diffusée des brouillons qui l'ont précédée ? Le groupe termine en archivant le canal et en vérifiant que le document validé reste accessible. La validation porte sur la traçabilité du circuit reconstituée depuis l'historique.
- Charte d'espace : périmètre, règles de classement, règles de partage
- Cycle de revue des espaces et des droits, fréquence et points de contrôle
- Indicateurs simples de santé d'un espace : volumétrie, activité, partages actifs
- Traitement des demandes récurrentes des utilisateurs
- Points d'escalade vers l'administrateur du tenant et frontière des responsabilités
Travaux pratiques
Objectif :Produire la charte de son propre espace collaboratif et le calendrier de revue associé.
Description :Chaque participant rédige la charte de l'espace dont il a la responsabilité, en réutilisant les conventions et règles construites les deux premiers jours. Il fixe un calendrier de revue et la liste des points à contrôler à chaque échéance. Quelles décisions un propriétaire d'espace peut-il prendre seul, et lesquelles nécessitent l'administrateur ? Les chartes sont relues en binôme avec une consigne de critique constructive. La validation repose sur le caractère applicable de la charte : elle doit tenir sur une page et être compréhensible par un utilisateur non formé.
Description :Chaque participant rédige la charte de l'espace dont il a la responsabilité, en réutilisant les conventions et règles construites les deux premiers jours. Il fixe un calendrier de revue et la liste des points à contrôler à chaque échéance. Quelles décisions un propriétaire d'espace peut-il prendre seul, et lesquelles nécessitent l'administrateur ? Les chartes sont relues en binôme avec une consigne de critique constructive. La validation repose sur le caractère applicable de la charte : elle doit tenir sur une page et être compréhensible par un utilisateur non formé.
- Repérer les usages qui dégradent un espace et intervenir sans braquer
- Construire une fiche pratique courte et réellement lue
- Animer un temps d'échange sur les usages au sein d'un service
- Accueillir un nouvel arrivant dans un espace collaboratif
- Faire remonter un besoin d'évolution ou de formation complémentaire
Travaux pratiques
Objectif :Produire un support d'accompagnement court et le tester en situation d'explication orale.
Description :Chaque participant choisit une pratique à corriger dans son environnement, par exemple l'envoi de pièces jointes par courriel au lieu d'un lien de partage. Il rédige une fiche pratique d'une page et l'expose en cinq minutes au groupe, qui joue le rôle d'utilisateurs sceptiques. Quel argument fait basculer un agent réticent : le gain de temps ou la sécurité ? Le formateur restitue les formulations qui ont le mieux fonctionné. La validation s'appuie sur la reformulation correcte de la consigne par les participants qui jouaient les utilisateurs.
Description :Chaque participant choisit une pratique à corriger dans son environnement, par exemple l'envoi de pièces jointes par courriel au lieu d'un lien de partage. Il rédige une fiche pratique d'une page et l'expose en cinq minutes au groupe, qui joue le rôle d'utilisateurs sceptiques. Quel argument fait basculer un agent réticent : le gain de temps ou la sécurité ? Le formateur restitue les formulations qui ont le mieux fonctionné. La validation s'appuie sur la reformulation correcte de la consigne par les participants qui jouaient les utilisateurs.
- Reprise d'un espace existant dégradé : méthode de diagnostic
- Priorisation des chantiers de reprise selon l'effort et le gain
- Plan de reprise en trois étapes et communication associée
- Points de vigilance lors d'une reprise en cours d'activité
- Bilan individuel et suites à donner au retour au poste
Travaux pratiques
Objectif :Bâtir un plan de reprise applicable dès le retour au poste sur un espace réel du participant.
Description :L'atelier final porte sur l'espace collaboratif que chaque participant a apporté en tête depuis le premier jour. Chacun établit son diagnostic, hiérarchise les chantiers et rédige un plan de reprise en trois étapes avec des échéances datées. Par quel chantier commencer pour obtenir un résultat visible par les utilisateurs dès la première semaine ? Les plans sont présentés en plénière et enrichis par les remarques du groupe et du formateur. La validation clôt la formation : le plan doit être réalisable sans intervention de l'administrateur pour au moins ses deux premières étapes.
Description :L'atelier final porte sur l'espace collaboratif que chaque participant a apporté en tête depuis le premier jour. Chacun établit son diagnostic, hiérarchise les chantiers et rédige un plan de reprise en trois étapes avec des échéances datées. Par quel chantier commencer pour obtenir un résultat visible par les utilisateurs dès la première semaine ? Les plans sont présentés en plénière et enrichis par les remarques du groupe et du formateur. La validation clôt la formation : le plan doit être réalisable sans intervention de l'administrateur pour au moins ses deux premières étapes.
Travaux pratiques
Un poste par participant, sur un tenant Microsoft 365 de formation avec Teams, SharePoint Online et OneDrive. Les travaux pratiques représentent environ 60 % du temps et se déroulent sur des espaces que chaque participant construit et fait évoluer tout au long des trois jours.
Programme mis à jour le 10/11/2026
Public concerné
Cette formation s'adresse aux contributeurs SharePoint et Teams, aux référents et propriétaires d'espaces collaboratifs, ainsi qu'aux responsables de services amenés à structurer et faire vivre les espaces de leur équipe.
Prérequis
Utiliser Microsoft 365 au quotidien : Teams pour les échanges, OneDrive ou SharePoint pour les documents. Sans cette pratique préalable, le temps consacré aux fonctionnalités de base réduirait celui disponible pour la structuration des espaces, qui est le cœur de la formation. Connaître les manipulations courantes de documents : enregistrer, partager, retrouver un fichier, travailler à plusieurs sur un même document. Ces réflexes permettent d'entrer directement dans les questions d'organisation et de droits. Avoir un espace collaboratif de référence en tête, existant ou à créer. Les mises en situation gagnent nettement en portée quand elles s'appuient sur un cas réel du participant.
J’évalue mes connaissances pour vérifier que je dispose des prérequis nécessaires pour profiter pleinement de cette formation en faisant le test de prérequis.
Faire le testFinancement
Cette formation peut être prise en charge par votre entreprise, seule ou avec l’appui de son opérateur de compétences. Nous fournissons le devis et les pièces attendues par l’OPCO.
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