Gestion de contrats pour chefs de projets : principes et techniques

Justification des contrats

Éviter, diminuer et transférer les risquesContrôler les coûts avec l'aide des participants impliqués d'un bout à l'autre de la chaîne d'approvisionnementGérer les relations acheteur-vendeur

Définition des principes d'un contrat

Clarifier les éléments qui constituent un contrat irrévocableDémystifier le jargon juridiqueÉvaluer les options adaptées de fixation des prixAnalyser les éléments clés, évaluer la pertinence des termes

Lancement du cycle de vie du contrat

Analyse des besoinsDécider de "faire" ou "d'acheter"Préparer un plan d'approvisionnementDéfinir les objectifs du contrat et la charte de projetPlan de communicationDéfinir une approche de contratDéfinir les prestataires potentielsRecueillir des informations relatives au marchéAnalyser les capacités en fonction des critères spécifiésRestreindre le nombre de fournisseursOptimiser la communication pourune relation "gagnant-gagnant"Tenir compte des besoins conflictuels des acheteurs et des vendeurs et utiliser des méthodes efficaces pour obtenir des informations

Optimiser la sélection des prestataires

Solliciter les prestatairesRevoir les composants clés, traiter et diffuser la demandeAffiner les critères d'évaluationAppliquer les bonnes pratiques, dont celles du PMBOK®Outils et techniques analytiques et heuristiquesÉtudier les propositionsDéterminer le processus d'évaluationÉvaluer les services et produits du prestataireRenforcer l'efficacité de l'évaluation en se rendant sur le site du prestataireAccorder une attention aux choix internes du prestataire, gérer l'éventualité où l'appel d'offres est infructueux

Négocier des résultats favorables

Principes et outilsChoisir un modèle de négociation adapté, créer un planConsidérations tactiquesAnticiper la stratégie du vendeur/préparer cellede l'acheteurInfluencer les négociationsDéfinir les rôles et les attentesOptimiser l'environnement pour obtenir de bons résultatsFinaliser les termes du contratRédiger une première version du documentContrôler toute modification du texteObtenir la signature des parties prenantes pour approbation

Exécution du contrat

Gérer le contratPerspectives de l'acheteur en opposition à celles du vendeurLe rôle du chef de projet pendant la mise en oeuvreOutils de gestion des contratsÉtudes des performancesAudits d'inspectionFiches d'évaluation des éditeursRapports administratifsCoordonner plusieurs contratsUtilisation du contrat dans le cadre du projetÉvaluer l'impact au sein de l'entrepriseGérer les problèmesAnalyser les impacts potentielsIdentifier, évaluer et diminuer les risquesGérer les modificationsProcédures de contrôle des modificationsRépondre aux conditions exceptionnellesModifier le contrat selon les demandes de modifications

Clôture du contrat

Valider l'exécution des termes et conditionsVérifier la conformité des livrablesService ou du produit conforme aux clauses contractuellesAutoriser le paiement final au prestataireSuivi des support et maintenanceAccords de niveaux de services, assurances et garantiesGérer les mises à jour et à niveau