FORMATION Conduite de réunion : Préparer, piloter et animer une réunion
Réunions en mode projet ou réunion express, orchestrer les échanges
Objectifs de la formation conduite de réunion
La réunion de travail tourne parfois à l’épreuve. Pour le public qui peut manquer d’attention, penser qu’il perd son temps. Pour l’animateur qui ne parvient pas totalement à faire passer ses messages, garder le contrôle des échanges et du temps.
Une réunion se prépare comme un long voyage : but, itinéraire pré-tracé, étapes nécessaires, souci du confort de chaque voyageur... sans oublier le pilote aguerri, souple et directif à la fois.
Cette formation conduite de réunion permettra aux participants de :
- Préparer pour ne pas se laisser déborder
- Clarifier l’objectif pour ne pas se perdre
- Construire les messages pour ne pas être confus
- Soigner l’introduction, le plan, la conclusion pour savoir où aller
- Structurer pour tenir les délais promis
- Favoriser et maîtriser les échanges
A qui s'adresse la formation conduite de réunion
Cette formation conduite de réunion est destinée aux Managers, chefs de projets, cadre de proximité, toute personne qui conduit des réunions fréquentes et souhaite affiner ses techniques d’animation des échanges.
Pré-requis :
Aucun
Travaux pratiques :
Pédagogie active et ludique : entraînements, jeux de rôle et débriefing personnalisé, identification de ses points forts et axes de travail. Apports méthodologiques pour disposer de référentiels directement applicables.
Contenu de la formation conduite de réunion
Conduire une réunion c'est préparer : répondre aux questions les questions clésUne réunion pour quoi ? Avec qui ? Quand ? Comment ?
La check-list pour préparer : ne rien oublier
Clarifier l’objectif réel et concret de la réunion : informer ? Faire le point ? Décider ? Trouver des solutions ? Se former ?
Conduire une réunion c'est structurer les messages : se faire comprendreConstruire les messages en fonction des publics, du contexte, du sujet
Définir un message central, des messages supports
Créer des phrases résumantes, bâtir des exemples
Créer une introduction : efficace pour cadrer la réunion, pertinente pour développer les messages
Choisir un plan : les techniques de répétition des messages centraux
Construire une conclusion redondante : synthétiser les travaux en appuyant sur les messages essentiels
Animer une réunion : de l’accueil à la conclusion, contrôler les échanges avec tact, fluidité et fermetéLancer la réunion : partir du bon pied
Accueillir, fixer un cadre de temps, fixer des règles du jeu
Délivrer le message : augmenter l’impact, capter l’attention avec les éléments fondamentaux de la communication orale
Donner la parole avec aisance, la reprendre avec tact, la distribuer avec fluidité
Mettre en mouvement, faire travailler
Pendant la réunion : Écouter et prendre en compte les questions, les oppositionsL’écoute active, laisser la parole
Interroger, faire préciser pour mieux répondre ou ne pas répondre
Savoir terminer : conclure dans les temps et efficacement
Réaliser une synthèse de la réunion à mesure qu’elle se déroule
S’assurer que tout à le monde a saisi les messages
Rappeler les points essentiels
Lever la séance
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